Ao ver a empresa crescendo rapidamente, logo identificamos incidências que precisam de uma atenção maior para serem solucionados. Soluções que no caso precisam de um trabalho manual. Você já se perguntou: Há uma solução definitiva para isso? Este guia de Sistema de Gestão é a resposta.

Por este motivo, criamos este Guia de Sistema de Gestão para qualquer tipo de empresa com às principais dúvidas.

O que é um Sistema de Gestão Empresarial?

O Sistema de Gestão Empresarial é uma ferramenta que reúne em único ambiente dados dos mais diversos processos da empresa. Sendo eles, o estoque, comercial, cadastro de cliente, fornecedor, financeiro, faturamento, entre outros.

O objetivo do Sistema de Gestão é auxiliar e automatizar os processos de trabalho manuais da empresa, podendo trazer informações auxiliares em planejamento e na tomada de decisão.

Para que serve e qual diferencia de um Sistema de Gestão Empresarial?

Na pergunta anterior foi feito um resumão para esta dúvida. Em detalhes o sistema irá permitir que um gestor consiga visualizar e controlar por completo toda a informação que corre pela empresa.

O ponto positivo do Sistema de Gestão é que será possível identificar o surgimento de novas necessidades. Por exemplo, falta de produto no estoque, necessidade de emitir alguma nota fiscal, faturamento de algum serviço, entre outros.

Mas o grande diferencial é que com todas estas informações concentradas em apenas um ambiente, de fácil acesso e alinhado. Os funcionários responsável por cada setor terá maior engajamento de como está um determinado processo. A troca de informações irá automatizar todas às etapas, sendo assim, será possível visualizar de forma imediata um ganho de produtividade de forma geral.

Vantagens de um Sistema de Gestão Empresarial

Agilidade na geração de relatórios com diferentes finalidades, como relatórios de vendas, fluxo de caixa, faturamento, estoque, entre outros. Um detalhe importante, é que vários Sistemas de Gestão Empresarial já vem modelos de relatórios prontos, apenas para emitir automaticamente. Este tipo de função agiliza o trabalho de qualquer gestor e ganha tempo para outras prioridades do trabalho.

O trabalho manual será totalmente eliminado. Digo isso porque às planilhas que não são nadas confiáveis, podendo haver erro em fórmulas e insegurança na informação depositada. Os dados começará a ser depositado no sistema, sendo ele o único ambiente onde será possível encontrar qualquer tipo de referência.

O que hoje precisa de algum tipo de confirmação antes de ser repassado, não acontecerá mais. Isto porque a segurança de um sistema é totalmente eficiente, sendo possível até realizar planejamento mais sólidos para qualquer setor da empresa, principalmente o financeiro.

Erros ao escolher e implantar um Sistema de Gestão Empresarial

Segurança dos dados: É importante certificar antes de contratar um sistema como a empresa trabalha a segurança dos dados. É feito um backup programado? É protegido contra invasão? Entre outras perguntas.

Customização do Sistema: Com o tempo será identificado que o sistema precisa de alguma ferramenta a mais, para melhorar a atividade de um setor. Por isso, tente ver com o fornecedor se existem possibilidades de customização, otimização ou criação de uma nova função. Isto é válido também para os relatórios.

Integração com outras ferramentas: Um Sistema oferece diversas integrações. Como por exemplo, você tem a loja física e pretende abrir um eCommerce. Portanto, você prefere fazer a gestão desse eCommerce no mesmo ambiente da empresa física, unindo os dados e automatizando os processos, ou seja, verifique a possibilidade de integrar o eCommerce com o Sistema.

Processo de implantação do Sistema

Softwares de Gestão Empresarial não são programas que você baixa rapidamente na internet e sai usando no mesmo dia. Uma solução de Gestão Empresarial pode demorar de uma semana até três meses para ser integrado. Geralmente a implementação segue por cinco etapas:

• Integração da infraestrutura
• Migração de Dados
• Treinamento de pessoal
• Integração de departamentos
• Testes de segurança

Como escolher o Sistema ideal para a sua empresa

Independente do tamanho da sua empresa, seja ela de grande, médio ou pequeno porte. Siga este quatro passos:

• Mapeamento de processos internos — Quais departamentos da sua empresa são mais atrasados em relação à entrega de resultados? Quais destes atrasos resultam em atraso e retrabalho para outros departamentos? Entenda exatamente quais são as falhas de comunicação e integração entre os departamentos de sua empresa. Definindo um problema-chave sua empresa poderá traçar um “antes e depois” da implementação do sistema e medir o Retorno de Investimento (ROI).
• Orçamento com fornecedores — Além de buscar em média três fornecedores qualificados para te atender, busque saber quais e quantas empresas do seu ramo de atuação elas atendem. Por exemplo, se você tem uma loja virtual e começa a utilizar um Sistema de Gestão Empresarial que tem experiência neste ramo. Neste caso, a empresa fornecedora poderá ajudar-te de uma maneira mais customizada e assertiva.
• Planejamento da implantação — O planejamento deve ser feito pelo fornecedor em unidade com o calendário da sua empresa. Evite datas de muita movimentação dos funcionários e dos gerentes. Entenda que a gestão de sua empresa vai mudar completamente em poucos meses.
• Treinamento e revisão dos hábitos da equipe — O que leva um bom uso de um sistema não é apenas suas estrutura tecnológica e sim o valor das pessoas que operam no sistema. Promova concursos, workshops e palestras dentro da sua empresa para mostrar quais serão os benefícios de um Sistema de Gestão Empresarial.

Seguindo estes tópicos importantes, escolher um sistema para sua empresa será uma tarefa fácil. E botemos lhe ajudar! Solicite uma demonstração grátis e saiba qual é a melhor solução para o seu negócio.