Em um primeiro momento, às planilhas, principalmente aqueles que foram criadas no Excel, podem parecer suficientes para realizar a gestão da empresa. Para quem não tem nada, isso pelo menos é um começo. Outro ponto é que irá gerar resultados, mas não tão vantajosos como o de um sistema.

Às grandes incidências identificadas na utilização de planilhas para coleta de dados e análises é a sua perda ou a falta de segurança, portanto, qualquer um pode ter acesso e alterá-la.  No blog de hoje, saiba como abandonar as planilhas e mudar para um Software de Gestão.

Uma ferramenta para Gestão é bastante vantajoso por automatizar os processos da empresa, fazendo com que os dados sejam depositados em um servidor seguro. Além do mais, ele possibilita que qualquer funcionário consiga obter um maior engajamento em seu trabalho. Logo que é identificado as informações necessárias do que ocorre em seu setor.

Quais as vantagens?

As vantagens são diversas, e sua implementação é essencial para um ambiente administrativo. Entre elas é a confiabilidade dos dados e a integração de diversas informações, tornando mais eficiente os processos e a inserção de dados, que se tornam mais práticos.

Com a necessidade de dar aos negócios um caráter cada vez mais profissional, o uso de planilhas tende a ser preterido pelos softwares, o que permite à empresa obter uma vantagem competitiva e, com isso, alcançar melhores resultados.

Como mudar sua gestão das planilhas para um Software?

Decidido que agora será migrado das planilhas para um sistema, é preciso saber que o primeiro passo a ser feito é de correção dos erros e de processos defasados. Então, procure por soluções mais práticas e de fácil adaptação.

Faça da “gestão de mudanças” uma estratégia perfeita para um momento como esse. Por envolver todas as áreas da empresa, incluindo diretores e sócios, a adoção do sistema de gerenciamento pede cuidados e dedicação de todos, mesmo em um pequeno negócio.

Realize o Backup

Até mesmo com planilhas é necessário programar um backup, seja ele diário, semanal ou mensal. O quanto antes mais seguros estarão os seus dados.

Em um sistema não é diferente, a vantagem é que dependendo da ferramenta escolhida, você não precisa se lembrar de sempre realizar este processo, já que pode ser realizado uma programação do sistema contratado.

Entenda o Sistema de Gestão Empresarial

Antes de migrar totalmente para o Sistema de Gestão Empresarial, conheça-o primeiro detalhadamente. Entenda se ele irá solucionar todas as necessidades da organização, realizando um checklist por todos os setores que tem na diante a estrutura.

Em casos como o da Datamicro Sistemas, é possível realizar uma demonstração gratuita antes de adquirir, o que facilita nesse processo de conhecimento.

Escolha o momento certo

Não faça a transição em qualquer momento, escolha a hora certa, por exemplo, se sua empresa estiver em épocas de grande rotatividade em vendas, é melhor esperar a poeira abaixar.

Portanto, saiba que não vai ter o momento totalmente correto, vai ter aquela fase que sua empresa está com menos demanda e será nessa fase que você irá começar a implementação do Sistema.

Prepare a Equipe

Uma equipe que está acostumada em trabalhar com planilhas, irá resistir um pouco a mudança, o que será normal. Pois, antes eles estavam acostumados com um processo que envolvia várias formas de coletar dados. Assegurar que os mesmos fossem confiáveis, agora eles irão depositar todas essas informações em apenas um ambiente.

Contudo, faça uma palestra ou reunião com os funcionários que terão acesso ao sistema. Mostre as vantagens que a ferramenta vai proporcionar, como agilidade, atualização dos dados em tempo real.

Você também pode pedir ajuda da empresa que contratou o serviço, para entender os diferenciais da ferramenta adquirida.

Adapte seus Dados

Entenda que seus dados foram por um bom tempo depositados em planilhas. Estes materiais auxiliares estão adaptados ao seu modo de trabalhar ou de administrar a empresa.

Agora o sistema vai entregar processos bem definidos e com certos critérios. Será preciso adaptar todas as planilhas para que elas se encaixem perfeitamente na ferramenta.

Solicite auxílio da equipe de Suporte da empresa contratada

Saiba que a empresa contratada tem o dever de realizar o suporte sempre que precisar. Claro que, alguns casos os serviços serão cobrados, como manutenções que o cliente solicita diante de alguma personalização.

Mas nesta fase de implementação, aciona o suporte para lhe auxiliar com todos os pontos acima. Principalmente com a apresentação para empresa e adaptação dos dados.

Agora que você sabe como largar às planilhas e começar a realizar a gestão dentro de um só ambiente. Busque por agilidade e confiabilidade dos dados, sempre.